Có rất nhiều bạn làm trong ngành XNK nhưng có thể chưa từng một lần đi ngân hàng để thanh toán cho đối tác hoặc đơn giản là hiểu “bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế cần những gì”. Dưới đây là bài viết chia sẻ với các bạn về bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế như sau.
>>>>> Xem thêm: Vấn đề ký hậu Đơn bảo hiểm hàng hóa xuất nhập khẩu
Trên thực tế, bộ chứng từ cần những gì phụ thuộc vào việc thanh toán trước hay sau khi giao hàng hoặc phụ thuộc phương thức thanh toán quốc tế. Trong bài viết này, tôi chia sẻ dưới góc độ của phương thức TT (Telegraphic Transfer – điện chuyển tiền) dưới 2 hình thức là thanh toán trước và sau khi giao hàng.
Thanh toán trước khi giao hàng
Nếu thanh toán trước khi giao hàng thì cần Chứng từ trong thanh toán quốc tế:
Bạn đang đọc: Chứng Từ Trong Thanh Toán Quốc Tế
+ Hợp đồng mua và bán
+ Hóa đơn thương mại
+ Chi tiết đóng gói
+ Giấy phép nhập khẩu ( nếu có )
+ Giấy cam kết bổ trợ chứng từ gốc
Thanh toán sau khi giao hàng
Nếu thanh toán sau khi giao hàng thì cần Chứng từ trong thanh toán quốc tế:
+ Hợp đồng mua và bán
+ Hóa đơn thương mại
+ Chi tiết đóng gói
+ Vận đơn
+ Tờ khai hải quan
+ Giấy phép nhập khẩu ( nếu có )
Để những bạn hiểu rõ hơn từng loại chứng từ trên, tất cả chúng ta đi vào nghiên cứu và phân tích chi tiết cụ thể nội dung đơn cử của trường hợp thanh toán sau khi giao hàng
Hợp đồng mua bán (Contract of purchase and sale of goods)
Đây là chứng từ trong thanh toán quốc tế quan trọng nhất khi hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế được ký kết bởi người mua và người bán sau khi kết thúc quá trình trao đổi, thương lượng và đàm phán trong một khoảng thời gian và địa điểm xác định. Chủ thể của hợp đồng thường là các tổ chức (doanh nghiệp) có tư cách pháp nhân rõ ràng. Hợp đồng nhằm xác định rõ trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên trong một giao dịch mua bán.
>> Học xuất nhập khẩu ở đâu tốt nhất
Bố cục chi tiết của một hợp đồng mua bán quốc tế thường như sau.
Phần mở màn : thường sẽ có
Tên, số và ký hiệu hợp đồng
Thời gian và khu vực ký kết hợp đồng
Căn cứ xác lập hợp đồng
tin tức về chủ thể hợp đồng : thường là tên, địa chỉ, điện thoại thông minh fax …, số thông tin tài khoản NH, người đại diện thay mặt ký kết
Nội dung cụ thể
Mô tả sản phẩm & hàng hóa và chất lượng
Giá cả, số lượng, khối lượng, đơn vị chức năng tính, quy cách đóng gói, tổng tiền
Điều kiện về giao hàng : điều kiện kèm theo giao hàng, phương pháp luân chuyển, cảng đi, cảng đến
Điều kiện về thanh toán : xác lập rõ phương pháp thanh toán như LC, TT … .
Điều kiện về bh
Điều kiện về vi phạm những lao lý của hợp đồng
Điều kiện bảo hiểm ( nếu có )
Bất khả kháng, khiếu nại, trọng tài
Điều khoản khác ( nếu có )
Phần ở đầu cuối thường :
Bao nhiêu bản
Thỏa thuận hợp đồng và ngôn từ lập hợp đồng
Thời hạn hiệu lực hiện hành, sửa đổi bố sung lao lý
Chữ ký và đại diện thay mặt mỗi bên
Hóa đơn (Invoice):
là một chứng từ quan trọng được người bán lập sau khi 2 bên ký kết hợp đồng mua và bán, nó xác lập giá trị sản phẩm & hàng hóa hay dịch vụ mà người mua phải thanh toán trước hoặc sau khi giao hàng hoặc theo những điều kiện kèm theo đơn cử ghi trên hóa đơn cho người bán .
Phân loại hóa đơn
+ Hóa đơn chiếu lệ ( Proforma Invoice ) : Là loại chứng từ có hình thức như hóa đơn, nhưng không dùng để thanh toán như hóa đơn thương mại. Hóa đơn chiếu lệ thường dùng làm chứng từ để khai hải quan, xin giấy phép xuất khẩu, làm cơ sở cho việc khai giá trị sản phẩm & hàng hóa đem đi triển lãm, hoặc để gửi bán, …
+ Hóa đơn tạm tính ( Provisional Invoice ) : Là hóa đơn dùng trong việc thanh toán sơ bộ tiền hàng trong những trường hợp như : Giá hàng chỉ mới là giá tạm tính, tạm thu tiền hàng vì việc thanh toán ở đầu cuối sẽ địa thế căn cứ vào khối lượng xác lập ở khâu dỡ hàng, sản phẩm & hàng hóa được giao nhiều lần mà mỗi lần chỉ thanh toán một phần cho đến khi bên bán giao xong hàng mới thanh lý .
+ Hóa đơn thương mại ( Commercial Invoice ) : Trong những trường hợp sử dụng đến hóa đơn trong thời điểm tạm thời thì khi thanh toán sau cuối, người bán phải lập hóa đơn chính thức .
+ Hóa đơn cụ thể ( Detail invoice ) : Là hóa đơn dùng để miêu tả cụ thể sản phẩm & hàng hóa trong trường hợp loại sản phẩm phong phú, nhiều chủng loại, … Trong hóa đơn chi tiết cụ thể, giá thành được phân loại ra thành những mục rất cụ thể .
Nội dung cụ thể trên hóa đơn
+ Tên hóa đơn : nghĩa là cần ghi rõ commercial invoice hay proforma invoice
+ Số ngày ngày lập hóa đơn: không có mặc định nào cả mà các bạn có thể tự đặt số sao cho phù hợp với bối cảnh hay quy định nào đó bên bán
Xem thêm: Thánh Kinh số học là gì?
+ Người mua và người bán : trong thực tiễn nhiều bạn hiểu sai khá nhiều trong trường hợp này khi mà người bán chưa chắc là người gửi hàng hoặc người mua chưa chắc là người nhận hàng. Do vậy, hóa đơn luôn luôn phải được biểu lộ là giữa người mua và người bán
+ Phương thức thanh toán : ví dụ phương pháp TT, LC …
+ Cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng : điều này là khá quan trọng dù thực tiễn không bắt buộc, nó thuận tiện giúp những bạn tưởng tượng và có những thông tin thiết yếu ngay trên một chứng từ đơn cử
+ Phương thức luân chuyển : rõ rang là nên ghi rõ xem lô hàng sẽ luân chuyển theo đường thủy hay đường hàng không … .
+ Điều kiện giao hàng, bản chất là điều mua mua bán quốc tế (Incoterm 2010): nó nhằm xác định quyền lợi và trách nhiệm mỗi bên liên quan đến chuyển giao rủi ro và chi phí dựa trên điều kiện cụ thể
+ Nội dung cụ thể sản phẩm & hàng hóa : cần phải có số thứ tự, mã hàng, tên hàng, đơn vị chức năng tính, số lượng, đồng xu tiền thanh toán, đơn giá, tổng giá, tổng tiền, chiết khấu nếu có
Một số ý kiến hoặc bài viết khác cho rằng cần có tên tàu (máy bay), số vận đơn, ngày đi và ngày đến nhưng thực tế nó hoàn toàn không phù hợp để thể hiện trên hóa đơn mua bán. Bởi hiểu logic đơn giản là hóa đơn được lập sau khi ký hợp đồng nhưng trước khi hàng thực sự được giao ra cảng hoặc sân bay. Vậy làm sao có thể có số vận đơn (bill of lading no) hay tên phương tiện vận chuyển (vessel or flight) hoặc ngày đi (ETD) rồi ngày đến (ETA). Bởi toàn bộ những thông tin này chỉ có khi đã có lệnh đặt chỗ (booking).
Dĩ nhiên chỉ chờ trường hợp duy nhất là hóa đơn được lập vào ngày dự kiến hàng đi, nhưng sẽ có rủi ro đáng tiếc nếu những đơn vị chức năng luân chuyển biến hóa thông tin trên booking và sẽ dẫn đến người bán phải hủy hóa đơn và phát hành bản khác. Do vậy, lời khuyên là không nên có những thông tin này .
Chi tiết đóng gói (packing list):
Chứng từ trong thanh toán quốc tế này trọn vẹn hoàn toàn có thể được lập chung ( trên cùng file ) với hóa đơn ( invoice ), bởi thông tin cần có trên chứng từ này là chính thông tin trên invoice. Tuy nhiên hầu hết người bán thường lập riêng packing list và chỉ khác so với nội dung trên invoice ở một số ít nội dung như sau
+ Quy cách đóng gói : cần bộc lộ rõ hàng được đóng gói thế nào, bởi trong luân chuyển có rất nhiều cách đóng gói như : carton, bao tải, cuộn, pallet, thùng gỗ … .
+ Trọng lượng : đương nhiên là sản phẩm & hàng hóa khi xnk hoặc luân chuyển cần ghi rõ khối lượng sản phẩm & hàng hóa. Và những bạn nhớ là có 2 loại khối lượng là khối lượng hàng ( Net weight ) và khối lượng cả bao gói ( Gross weight )
+ Trọng lượng từng kiện hàng : đặc biệt quan trọng trong luân chuyển đường hàng không thì thông tin này là khá quan trọng, bởi một số ít hang hàng không có lao lý số lượng giới hạn khối lượng trên một kiện hàng trong quy trình luân chuyển để bảo vệ bảo đảm an toàn bay hoặc chất xếp lên máy bay … .
+ Kích thước : nó rất quan trọng nhưng trong một số ít trường hợp nhiều bạn chưa xác lập được nên thường không có thông tin này trên packing list. Trong quy trình luân chuyển thì kích cỡ đúng mực sẽ giúp những bạn thuận tiện trong việc xếp hàng lên phương tiện đi lại, lựa chọn phương tiện đi lại, … .
+ Yêu cầu đặc biết khác : ví dụ hàng không được xếp chồng ( non-stackable ), trong rất nhiều trường hợp nhà XK nhu yếu nhà luân chuyển không được phép xếp chồng sản phẩm & hàng hóa khóa lên sản phẩm & hàng hóa của mình trong suốt quy trình luân chuyển, bởi hoàn toàn có thể gây hư hỏng hoặc ảnh hưởng tác động chất lượng sản phẩm & hàng hóa .
Vận đơn (Bill of lading):
là chứng từ được lập bởi đơn vị chức năng luân chuyển nhằm mục đích xác lập quyền sở hữu so với sản phẩm & hàng hóa trong suốt quy trình luân chuyển, ngoài những nó còn được coi là một hợp đồng luân chuyển nhằm mục đích xác lập quyền lợi và nghĩa vụ và nghĩa vụ và trách nhiệm giữa nhà luân chuyển và người XNK. Một vài nội dung đơn cử như sau :
+ Bắt buộc phải là vận đơn bộc lộ người xuất nhập khẩu trong thực tiễn khi thanh toán, bởi trong luân chuyển sẽ có 2 loại vận đơn là vận đơn chủ ( Master bill ) và vận đơn thứ ( House bill ). Vận đơn thứ là vận đơn được phát hành bởi đại lý luân chuyển không có tàu ( máy bay ) biểu lộ người gửi hàng ( người bán ) và người nhận hàng ( người mua ). Vậy tại sao lại không nói luôn là phải dùng House bill để thanh toán, bởi trong nhiều trường hợp người XNK book chỗ trực tiếp qua hang tàu ( hang hàng không ). Và lúc này, đây lại là vận đơn chủ ( Master bill ) và nó được phát hành bởi hãng luân chuyển có phương tiên ( tàu hay máy bay )
+ Nội dung của vận đơn: Vận đơn được in sẵn theo mẫu và có 02 mặt, với những nội dung cơ bản sau:
Ở mặt trước :
Tên và địa chỉ của hãng tàu hoặc đại lý tàu biển. ( Agent )
Tên và địa chỉ của người gửi hàng ( Shipper )
Tên và địa chỉ của người nhận hàng ( Consignee )
Nếu là vận đơn đích danh : Ghi rõ tên người nhận hàng
Nếu là vận đơn theo lệnh : Ghi “ to order of shipper ”, hoặc “ to order ”, hoặc “ to order of name’s ngân hàng ” .
Tên và địa chỉ của người được thông tin khi hàng về ( Notify party )
Tên tàu chở hàng, số chuyến ( Vessel, voy )
Cảng xếp hàng ( Port of Loading )
Cảng bốc dỡ hàng ( Port of Discharge )
Cảng giao hàng ( Port of Delivery )
Khối lượng ( Measurement )
Ký mã hiệu của vỏ hộp đóng gói ( Bag mark and number )
Mô tả sản phẩm & hàng hóa và cách đóng gói sản phẩm & hàng hóa ( Description of goods of kind package )
Trọng lượng gộp ( Gross weight )
Số kiện ( Number of package )
Nơi phát hành vận đơn ( Place and date of issue )
Số lượng bản gốc ( Number of original )
Người lập vận đơn ký tên ( Signature )
Và 1 số ít ghi chú khác .
Ở mặt sau : Là những ghi chú về những pháp luật chuyên chở như thể một hợp đồng giữa nhà luân chuyển và nhà XNK
Tờ khai hải quan:
sau khi hàng cập cảng nhà nhập khẩu thì nhà NK triển khai làm thủ tục khai báo hải quan và những thủ tục khác để nhận hàng ( những bạn tìm hiểu thêm bài viết quy trình tiến độ khai báo hải quan )
Một bộ chứng từ trong thanh toán quốc tế thì cần phải có tờ khai như là điều kiện kèm theo bắt buộc, bởi nó xác lập được đúng mực số tiền cần thanh toán cũng như chứng tỏ nhà nhập khẩu thực sự nhập khẩu một lô hàng. Dĩ nhiên ở góc đọ quản trị nhà nước thì vương quốc cần tránh việc chuyển tiền ra quốc tế với mục tiêu khác … .
Tờ khai ở đây là tờ khai đã thông quan, vì đôi lúc nhiều bạn không chú ý khi mang tờ khai mới có tác dụng phân luồng hoặc thậm chí còn là tờ khai nháp ra ngân hàng nhà nước. Khi đó HSTT của những bạn sẽ bị trả về ngay
Tờ khai hải quan được hiểu tối thiểu gồm 3 trang A4 và tối đa 52 trang A4, 2 trang đầu mỗi tờ khai luôn là nội dung cơ bản liên quan đến người xuất khẩu và nhập khẩu cũng như các thông tin khác như số invoice, contract, trị giá……và bắt đầu từ trang thứ 3 sẽ là dòng tên hàng đầu tiên. Trong khi đó, mỗi tờ khai chỉ được phép tối đa 50 dòng hàng. Như vậy đó là lý do tại sao một tờ khai tối thiểu và tối đa chỉ là 3 và 52. Trong thực tế, một lô hàng khi nhập hay xuất khẩu thì có thể có nhiều tờ khai.
Để nghiên cứu và phân tích nội dung cụ thể tờ khai sẽ rất dài nên xin phép san sẻ với những bạn ở bài viết sau .
Giấy phép nhập khẩu nếu có:
bất kể vương quốc nào cũng có những pháp luật riêng cho mỗi loại sản phẩm & hàng hóa khi nhập khẩu, do vậy với những loại sản phẩm & hàng hóa phải có thêm những loại sách vở khác như công văn xin nhập, công bố loại sản phẩm, giấy phép nhập khẩu … .. ( gọi chung là giấy phép nhập khẩu ) thì doanh nghiệp khi thanh toán cũng sẽ phải trình loại sách vở này vào hồ sơ của mình .
Trên đây là bài viết chia sẻ với các bạn về chứng từ trong thanh toán quốc tế, hồ sơ thanh toán tại ngân hàng cho các hợp đồng mua bán quốc tế. Hi vọng bài viết giúp các bạn hình dung phần nào về nội dung công việc trong ngành xnk và cũng giúp các bạn có cái nhìn thực tế hơn. Cảm ơn các bạn đã đọc và chia sẻ.
>>>>> Bài viết cùng chuyên mục nên tham khảo: Phương thức LC (letter of credit) – thanh toán theo thư tín dụng
Bạn cần tìm hiểu kĩ hơn về nghiệp vụ xuất nhập khẩu để phục vụ cho công việc của bạn tại doanh nghiệp xuất nhập khẩu và Logistics, bạn có thể tham gia lớp học nghiệp vụ xuất nhập khẩu thực tế tại Xuất nhập khẩu Lê Ánh. Khóa học được giảng dạy bởi đội ngũ chuyên gia trong lĩnh vực xuất nhập khẩu và Logistics đang làm việc tại các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, logistics lớn trong nước và quốc tế. lớp học kế toán trưởng
Xuất nhập khẩu Lê Ánh – Đào tạo xuất nhập khẩu thực tế số 1 Việt Nam!
Source: https://wincat88.com
Category: BLOG
